سیستم دبیرخانه الکترونیکی
این سیستم به منظور مکانیزه نمودن گردش نامه هادر سازمان مورد استفاده قرار می گیرد. برخی ازخصوصیات این سیسستم عبارتند از :
امکان تعريف انواع نامه مانند : فاکس تلگرام يادداشت حکم و...
امکان تعريف انواع پارامترها مثل طبقه بندی نامه – ارجحیت نامه – موضوع نامه – شیوه ارسال و وضعیت نامه
امکان تعريف انواع دبيرخانه های محلی و بایگانی های محلی
امکان تعريف دستگاه ها واشخاص (حقيقی و حقوقی) طرف مکاتبه
امکان تعريف مسئولان سازمان به همراه مشخصات فردی و سمت هر يک
امکان تعريف جانشين برای هر يک ار مسئولان ارجاع وپيگيری و امکان تفويض اختيار کاربران
امکان ثبت مشخصات نامه وارده شامل شماره ، تاريخ ، موضوع و اطلاعات فرستنده و گیرنده
اختصاص شماره انديکاتور به همراه تاريخ ثبت به صورت خودکار
امکان ثبت اطلاعات مربوط به ارجاع نامه صادره
امکان تهيه پيش نويس نامه و تصحيح مکرر آن تا مرحله نهايي
امکان ثبت نامه های مرتبط اعم از پيرو بازگشت و عطفو ثبت رونوشتها
امکان ثبت ارجاعات به هر تعداد اطلاعات هراه با تاريخ و مهلت اقدام
امکان خواندن از طريق فايل و يا از طريق اسکن یا تایپ
امکان تشکيل فهرست مخاطبان برای نامه هايي با موضوعات و متون يکسان و ارسال گروهی نامه ها
توزيع نامه های وارده و فرم ها (دسته بندی) به کارتابل ها و اعلام دريافت نامه جديد
امکان تعریف فرم ها ی در گردش و انتساب بخش های فرم از طریق چارت سازمانی به واحدها
تعيين مهلت اقدام پاسخ ببرای هر نامه یا فرم
امکان ايجاد طبقه بندی موضوعی موضوعی اصل و زير موضوع (جهت پرونده های بايگانی)
امکان به گردش انداختن نامه بايگانی شده
امکان دسته بندی نامه ها و فرم ها بر اساس پروژه ها
امکان جستجوی نامه ها و فرم ها به صورت پارامتريک بر اساس کليد فيلدهای اطلاعاتی
امکان جستجوی کلمه در متن نامه های تایپی
