فاكتورهاي موثر در استقرار نظام   ERP 

( مقايسه اي تحليلي بين گروهاي اجرايي مختلف درگير درپروژه)

دنياي پر تحول امروز شاهد پديده هايي است که زمان و مکاني براي اتفاق افتادن آنها نمي توان پيش بيني نمود و بايد هر لحظه به انتطار ظهور يکي از آنها باشيم. اختراعات و تحولات عظيمي که هر روزه حادث مي شود، زندگي ما را متحول ساخته و گریز از آنها هم امکان پذیر نیست چرا که همراه نشدن با آنها به مفهوم برگذیدن عزلت می باشد .

ظهور پديدها تنها منحصر به اختراعات تجهيزات و اکتشافات سيارات و منظومه هاي جديد نيست. اين موضوع امروزه در همه ابعاد زندگي اتفاق مي افتد به طوري که حتي نظام و ساختار سازمان ها نيز از اين امر مستثني نيستند.

امروزه در سازمان ها،رويدادها و روابط کاري و رويه ها دائمآ مورد بازبيني و تغيير قرار مي گيرد، به طوري که همراه نشدن با آن ها مي تواند به مفهوم شکست عقب ماندن از سیر تکامل سازمانها باشد. در عين حال که پيش قدم بودن در این نوآوري ها می تواند موجب تقويت سازمان و ايجاد مزيت رقابتي گردد. 

سيستم هاي طرح ریزی منابع سازمان یا به اختصارERP    از جمله نوآوري هايي هستند که مي توانند نظام و ساختار سازمان ها را دچار تغيير و دگرگوني هاي شگرفي نمايند بهترین تعریف برای این سیستمها بیان می دارد که    ERP"   سیستمی است که از معماري نرم افزاري و جايگاه اطلاعاتي مشترک برخوردار بوده ومی تواند جريان اطلاعات را در ميان همه نقش هاي موجود در يک سازمان تسهيل نماید. " درک تاثیرات شگرف این سیستمها با بررسی  اجمالی آمارها و مطالعه در نظام شرکتها به خوبی قابل درک می باشد.  امروزه تقريباً تمامي شرکت هاي بزرگ وحتی متوسط در دنيا اگر نسبت به پياده سازي این سیستمها اقدام نکرده باشند حتماً مطالعه راهکارها و روشهای در اختیار داشتن این سیستمها را آغاز نموده اند .

علت این امر را می توان عمدتآ به مزایا و خواص این سیستمها نسبت داد که بطور خلاصه مهمترین این شاخص عبارتند از  : 

  1-انعطاف پذيري

2-یکپارچه سازی و ساده سازی

3-فرا شركتي بودن (ارتباط  online   بین اطلاعات سازمان و ساير شركاي تجاري از جمله تامين كنندگان و مشتريان) 

4-استفاده از بهترين روش ها و تجربیات

5-شبيه سازي واقعيت

اما آيا این پدیده جدید عاری از معایب و مشکلات می باشد ؟ یا مثل هر پدیده جدید دیگری در ابتدا دارای مشکلاتی  است .طبق آمارها و بررسی ها ، نتایج بدست آمده نشان می دهد تنها نيمي از شرکت ها و سازمان های استفاده کننده موفق به پياده سازي اين سيستم ها گرديده اند!

برای بحث در مورد این موضوع بدنیست دوباره به بيان و تعريف پديده ها بر گرديم . هر نوآوري جديد و تازه اي صرف نظر از فوايد آن با تغييرات و دگرگوني همراه است که ناهماهنگي و ناآگاهي و نداشتن آمادگيدر مورد آن چه بسا ما را  با بحران روبرو نماید .

 در مورد سيستمهاي ERP    نيز موضوع درست بهمين صورت است يعني در نظر نگرفتن فاکتور ها و عوامل پيش نياز براي پذيرش اين سيستمها مي تواند تنها به از بين رفتن سرمايه شرکتها و سازمانها منتهي گردد .

در ادامه اين مقاله سعي گرديده با بررسي کاربردی یکی ازعوامل موثر ، در یک شرکت تولیدی ، به بیان محدودیتها و مشکلات سازمانها در اجرا و به کارگيري ERP    بپردازیم . 

طبق بررسي هاي انجام گرفته يکي از عوامل مهم در اجراي سيستمهاي ERP   نقش کاربران و شناخت افراد درگير در اين پروژه ها و موضع گیری آنهاست. به بیان دیگر گروه های کاری در این سیستمها می توانند تآثیر مهمی در اجرا صحیح و موثر این سیستمها داشته باشند

اما افراد درگیر کدامند ؟

به طور کلي افراد درگير را میتوان به :1- مديران ارشد سازمان2- فروشندگان3-تيم آموزش دهنده4- مشاوران5-کاربران نهايي تقسیم نمود .که هر کدام نقش مهمي در اجراي اين سيستم دارند و نباید نقش هيچ کدام را ناديده گرفت.

 اما آن طور که مشخص گردیده استفاده کنندگان اين سيستمها گروهاي 1 و 5 مي باشند، يعني مديران ارشد سازمان و کاربران نهايي و آن طور که از بررسي ها مشخص گرديد بيشترين واکنش در برابر اين سيستم ها نيز از اين دو گروه نشأت مي گيرد.

طبق بررسي هاي لويز و سيبولد واکنش اين دو گروه در مواجه با اين سيستم ها متفاوت است و در مواجهه با اين دوگروه نباید برخورد يکسان وسياست يکسان داشت چرا که این موضوع می تواند موضع گیری غلط هر کدام از این دو گروه را به همراه داشته باشد . به عنوان مثال، مي بايست  حتي در بيان مزاياي اين سيستم ها براي گروهاي مذکور نيز سياست متفاوتي اعمال نمود. مثلا بيان توانمندي ها و نوآوري هاي جديد، از مسائلي است که براي گروه اول(مديران ارشد سازمان) خوشايند و براي گروه پنجم(کاربران نهايي) ناخوشايند است و در عوض ساده سازي مراحل کاري  براي گروه پنجم جذاب تر است . و یا در مورداجرای آموزش سیستمها -  که طبق مطالعات انجام گرفته اهميت بسياري دراجرای  اين سيستم ها دارد و حتی عنوان مي شود در مقابل هر يک دلاري که صرف نرم افزار شده مي بايست بين 3 تا 10 دلار هزينه ي آموزش گردد-  نیز باید برخورد با دو گروه فوق الذکر متفاوت باشد بطوریکه در سازمانها مديران ارشد معمولا براي آموزش، از جلساتي که گاه تعداد آنها زیاد و طولاني مدت هم می باشد استقبال نموده وآنها را سودمند می دانند ،  درحالیکه کاربران نهایی از حضور در اين جلسات اکراه داشته و درخواست سيستم آموزشي ديگري را مي کنند.

البته اين موضوع را نيز بايد در نظر گرفت که حتي براي افراد هرکدام از اين گروه ها نيز با توجه به آنکه سطح-تجربه متفاوتي دارند بايد سياست خاصي را اعمال نمود .

به عنوان مثال طبق بررسي هاي آقاي DUNG   يکي ديگر از عوامل شکست در اين پروژه ها کمبود ديدگاه هاي مشترک در IT   بين اعضاي هر کدام از اين گروهاست بطوريکه تفاوت هاي ديدگاه مديران ارشد توليد و مديران ارشد IT   به اشکالاتي در اجراي اين پروژه مي انجامد

اما در یک بررسی کاربردی در يک شرکت توليد دارویی در ایالات متحده ، که دارای  20000 کارمند در ايالات متحده و شعباتي در سراسر دنيا است موضوع تفاوت گروهاي کاری مورد بررسي قرار گرفت و نتایج آن مورد پژوهش قرار گرفت.براي بررسي منظم و بهتر، ابتدا گروه بندي بر اساس نقاط قرارگرفتن شرکت در ايالات متحده صورت گرفت  که شرکت به  5 گروه  شمال شرقي-جنوب شرقي-ميانه غربي-جنوب غربي-غرب تقسيم گرديد

نرم افزار انتخاب شده برای این شرکت از شرکت SAPAG   با محصول SAPR3   بود که داراي یکپارچگی دادها و  قابليت ارتباط ONLINE    براي مراکز مختلف را پديد مي آورد .

هدف از اجراي اين سيستم در اين شرکت بالا بردن سودهاي تجاري بيشتر و بدست آوردن فرصت هاي جديد تجاري و کاهش هزينه ها بود همچنين بدليل ارتباط همزمان بين نقاط امکان يکسان نمودن قيمتها نیز  فراهم مي گردید .

ماژول هاي اين سيستم عبارت بودند  از 1- مديريت سفارشات 2- فروش  3- امور مالي 4-صندوق 5-تدارکات و پشتيباني 6-توليد

سپس2 گروه از کارمندان مورد بررسي قرارگرفتند  1- گروه کاربران نهايي متشکل از کارمندان 2- گروه مديران و رهبران پروژه که با نام مديران کاربر شناخته مي شوند

فاکتورها و متغير هاي بررسي شده در این تحقیق عبارتند از :

1- تغيير تکنولوژي

2-درک ارتباط يا آموزش

3-رضايت از تکنولوژي

4-ارتباطات پروژه

5- اطمينان مشترک

6-درک استفاده بهتر

در  نظر سنجي که انجام گرفت 571 پاسخ از 167 مدير و 408 کاربر جمع آوري گرديد. اطلاعات جمع آوري شده نشان مي داد که عوامل و فاکتورهاي مثل سابقه آموزشي – نوع عمليات کاري- سابقه کار در پاسخ ها موثر بود است (آمار و مشخصات پاسخ دهندگان در جدول زیر خلاصه گردیده است)

بعد از جمع آوري پاسخ ها و تحلیل اطلاعات نتایج زیر بدست آمد

نتایج :

طبق بررسي در اطلاعات بدست آمده  بيشترين اختلاف نظر ها در مورد عوامل تغييرتکنولوژی و کمترين تفاوت ها در مورد آموزش و کاربري آسان اين تکنولوژي مي باشد.

1- فاکتور تغيير و اطمينان به تکنولوژي و ارتباطات پروژه

براي سنجيدن اين آرگومان از سوالات زیر استفاده گردید :

1-آيا اين تکنولوژي در سطح جهاني پذيرفته شده است ؟

2-آيا اين تکنولوژي فرصت هاي کاري جديد براي سازمان فراهم مي آورد ؟

3-آيا بواحد هاي مختلف در سازمان اجازه همکاري با يکديگر را مي دهد ؟

4-آيا خدمات به مشتريان را بهبود مي بخشد ؟

استفاده گرديد که طبق آمارهاي بدست آمده بيشترين سطح اختلاف در سوالات اول وچهارم بود و کمترين اختلاف نظرها در مورد سوال دوم و سوم بود .در بیان و تحلیل این فاکتور به اعتقاد کارشناسان ، چون ERP   يک سيستم تراکنشي است و اطلاعات جامع و يکپارچه را براي سازمان توليد مي کند و باعث تحت الشعاع قرارگرفتن همه کاربران سازمان مي گردد تمامي کارکنان درک نسبتآ يکساني از توانائيها و مزاياي اين سيستم دارند و از طرف ديگر چون اختلاف علمي بر سر اين تکنولوژي بين مديران و کاربران نهايي وجود دارد لذا درک يکساني از مزاياي علمي آن و جهاني بودن آن ندارند .

2- فاکتور استفاده آسان و آموزش :

مديران و کاربران نهايي در مقايسه با کاربران نهايي احساس اطمينان بيشتري به این سیستمها ويادگيري آسان اين سيستمها  احساس مي کنند که البته تفاوتهاي درک اين دو گروه با توجه به تفاوتهای تحصیلات آنها قابل درک است .

3- رضايت از تکنولوژي:

سيستم ERP   به عنوان يک سيستم اطلاعاتي جامع که اطلاعات و داده هاي تکراري را حذف مي نمايد طراحي شده است حذف اطلاعات تکراري و داشتن داده هاي صحيح تجميع شده باعث مي گردد که اطلاعات بصورت يکسان در سراسر يک سازمان وبصورت همزمان وجود داشته باشد اين موضوع به يکسان شدن ميزان کارائي افراد نياز دارد .

علاقه و عادت به استفاده از سيستمهاي قبلي يکي از مسائلي است که باعث بوجود آمدن اختلاف نظر بين مديران و کاربران نهايي مي گردد

4- فاکتور درک استفاده بهتر:

اين عامل درباره برداشت هاي مختلف و شخصي افراد درباره مفيد بودن سيستم ERP   در فرايند کاري خودشان و بالا رفتن راندمان کاري بحث مي کند .مديران در مقايسه با کاربران نهايي به قدرت اين سيستمها در بالا رفتن کارايي خودشان اطمينان بالاتري دارند که از اختلافات علمي بين اين دو گروه نشآت مي گيرد .

5- فاکتور اطمينان مشترک :

سيستم ERP   مرزهاي عمليات را بر مي دارد و يک سيستم اطلاعات يکپارچه در سراسر سازمان بوجود مي آورد اين سيستم ها باعث بوجود آمدن ديدگاههاي مشترک و نگاه مشترک بين کاربران آن مي گردد و اين اطمينان مشترک با اطمينان شخصي و فردي متفاوت مي باشد

 از طرفي ديگر براي اجراي موفقيت آميز و استفاده از مزاياي اين سيستمها به يک احساس اعتماد دوطرفه و تعهد کاري بين کاربران نياز است که اين احساس تنها با تبادل آزاد ايده ها و ايجاد اطمينان مشترک بوجود مي آيد